Обмін документами з Бітрікс24: Як це працює

З кожним роком все більше компаній приймають рішення про впровадження електронного документообігу (далі - ЕДО), який допомагає удосконалити та полегшити ведення діловодства та прискорити обмін інформацією з контрагентами.

• Тепер не потрібно роздруковувати документи, ставити на них «мокру» печатку та підпис і відправляти клієнту кур'єром. Ці документи просто підписуються в електронній формі за допомогою ЕЦП (КЕП) і в один клік відправляються контрагенту.

• ЕДО - краще, що можна уявити собі при роботі з великою кількістю партнерів. Ви зможете не тільки швидше обмінюватися інформацією, а й істотно полегшити життя своїм співробітникам, позбавивши їх від необхідності масового заповнення паперів.

• Завдяки ЕДО, документи не губляться та не псуються, оскільки зберігаються в єдиній базі даних. При такому підході безповоротно втратити важливу інформацію фізично неможливо.

Компанія Бітрікс24 обрала для обміну первинною документацією в електронному вигляді модуль Flydoc.

Модуль FlyDoc працює на платформі ПТАХ, що дозволяє нам обмінюватися електронними документами з партнерами та клієнтами, які мають програми для ЕДО: M.E.doc (Медок), СОТА, FREDO, ДокМен. Це більш, ніж 50% від усіх наших покупців.

Як це працює у нас?

Інформацію про те, що наш покупець бажає обмінюватися з нами документам в електронному вигляді, ми отримуємо з нашого сайту.

Потім вона потрапляє в нашу облікову систему, в картку контрагента.

Облікова система сортує таких контрагентів і формує для них пакет документів, який потрапляє в модуль FlyDoc.

Далі менеджер накладає підпис і печатку на документ і відправляє контрагенту.

Контрагент отримує документ і підписує його.

Або ж відхиляє, якщо в документі помічені неточності, вказує причину відхилення. Відхилений документ повертається до нас на доопрацювання. Менеджер виправляє неточності і повторює відправку документа.

Також варто почитати:

• Питання та відповіді по обміну документами з Бітрікс24