Створення групи або проекту

Рейтинг:

Автор: Дар'я Глущенко

25 Лютого 2019

Групи (проекти) допомагають згрупувати всі дані, завдання, файли, повідомлення, зустрічі в одному місці. Ви завжди зможете переглянути, які дії та завдання були виконані в тій чи іншій групі.

Групи (проекти) дозволяють працювати всередині певного колективу, групи людей, тобто всі дії всередині групи (проекту), доступні тільки її учасникам, інші співробітники не будуть мати до них доступ.

Як створити групу (проект)?

Створити групу або проект легко - натиснути на однойменну кнопку в правій частині розділу Групи, далі обрати, що ви хочете створити.

У слайдері створення/редагування групи (проекту) можна змінити: назву групи (проекту), короткий опис, зображення, власника (керівника проекту) та модераторів групи (помічника керівника проекту).

Примітка: Якщо використовується тип групи - Проект, то додасться ще поле Терміни проекту, а власник та модератор групи зміняться на керівника проекту та помічника керівника проекту відповідно.

Тут же в секції Додатково доступні:

Можливості - які інструменти будуть доступні учасникам групи (наприклад, ви можете залишити тільки Повідомлення, Календар, Завдання, Диск та Пошук, якщо це робочий проект).
Хто може запрошувати до групи (проекту) - власник (керівник проекту), модератор (помічник керівника проекту) або всі учасники.
Теги - ключові слова, за якими зручно об'єднувати різні групи (проекти) за темами, доступним в пошуку.
Тип групи - Видима, Відкрита, Архівна, Доступна в екстранеті, Проект.

Про типи груп (проектів) з прав доступу, а також права доступу до інструментів групи можна прочитати в однойменній статті.

Щоб змінити ці налаштування в існуючій групі або проекті, в правому меню Дії виберіть пункт Редагувати групу (проект).

Назва, опис, зображення та всі налаштування може змінювати лише власник групи (керівник проекту).

Чим відрізняється група від проекту?

По суті, проект - це окремий випадок групи, у якої є певні терміни початку та кінця проекту.

Основна відмінність проекту від групи – це зв'язок термінів проекту та термінів завдань. Терміни завдання проекту не можна ставити та змінювати поза рамками термінів проекту.

У разі зміни групи на проект, власник групи стає керівником проекту, а модератори - помічниками керівника проекту. Самі ж права доступу не змінюються.

Проекти мають всі ті можливості, які мають групи - Повідомлення, Фотогалерея, Календар, Завдання, Диск, Пошук, Чат, Списки, Wiki.

Групу в будь-який час можна перевести в Проект та навпаки - в правому меню Дії > Редагувати групу (проект).

Є невелика особливість, пов'язана з датою завершення проекту. Якщо ви ставите завдання в проекті на дату завершення проекту, то система може видати попередження про вихід за терміни проекту. У такому випадку потрібно при створенні або редагуванні проекту ставити вручну термін закінчення проекту з конкретним часом, наприклад 23:59.

Як запросити співробітників в групу (проект)?

Це можна зробити як при створенні групи (проекту), вказавши учасників зі структури компанії, так і в уже створеній групі:

Якщо існуючі група або проект відкриті та видимі, то будь-який співробітник може приєднатися.
Якщо існуючі група або проект закриті або приховані, то запрошувати в групу (проект) можуть тільки учасники, зазначені в опції Хто може запрошувати до групи (проекту).

Щоб запросити, потрібно відкрити групу, в меню Дії обрати Редагувати склад, далі обрати потрібну дію – Запросити користувачів:

Тут же можна змінити власника (керівника), модератора (помічника) або виключити користувача з групи (проекту).

Запрошеним співробітникам прийде повідомлення-запит на вступ.

Щоб подивитися відіслані запрошення, а також керувати заявками на вступ до групи (проект), потрібно перейти у вкладку групи Основне, далі Дії > Запрошення до групи (проекту):