Створення групи або проєкту

Групи (проєкти) допомагають згрупувати всі дані, завдання, файли, повідомлення, зустрічі в одному місці. Ви завжди зможете переглянути, які дії та завдання були виконані в тій чи іншій групі.

Групи (проєкти) дозволяють працювати всередині певного колективу, групи людей, тобто всі дії всередині групи (проєкту), доступні тільки її учасникам, інші співробітники не будуть мати до них доступ.

Як створити групу (проєкт)?

Створити групу або проєкт легко - натиснути на однойменну кнопку в правій частині розділу Групи, далі обрати, що ви хочете створити.

У слайдері створення/редагування групи (проєкту) можна змінити: назву групи (проєкту), короткий опис, зображення, власника (керівника проєкту) та модераторів групи (помічника керівника проєкту).

Тут же в секції Додатково доступні:

• Можливості - які інструменти будуть доступні учасникам групи (наприклад, ви можете залишити тільки Повідомлення, Календар, Завдання, Диск та Пошук, якщо це робочий проєкт).
  
• Хто може запрошувати до групи (проєкту) - власник (керівник проєкту), модератор (помічник керівника проєкту) або всі учасники.
  
• Теги - ключові слова, за якими зручно об'єднувати різні групи (проєкти) за темами, доступним в пошуку.
  
• Тип групи - Видима, Відкрита, Архівна, Доступна в екстранеті, Проєкт.

Щоб змінити ці налаштування в існуючій групі або проєкті, в правому меню Дії виберіть пункт Редагувати групу (проєкт).

Чим відрізняється група від проєкту?

По суті, проєкт – це окремий вид групи, у якої є певні терміни початку та кінця проєкту.

Основна відмінність проєкту від групи – це зв'язок термінів проекту та термінів завдань. Терміни завдання проєкту не можна ставити та змінювати поза рамками термінів проєкту.

Проекти мають всі ті можливості, які мають групи - Повідомлення, Фотогалерея, Календар, Завдання, Диск, Пошук, Чат, Списки, Wiki.

Групу в будь-який час можна перевести в Проєкт та навпаки - в правому меню Дії > Редагувати групу (проєкт).

Є невелика особливість, пов'язана з датою завершення проєкту. Якщо ви ставите завдання в проєкті на дату завершення проєкту, то система може видати попередження про вихід за терміни проекту. У такому випадку потрібно при створенні або редагуванні проєкту ставити вручну термін закінчення проєкту з конкретним часом, наприклад 23:59.

Як запросити співробітників в групу (проєкт)?

Це можна зробити як при створенні групи (проєкту), вказавши учасників зі структури компанії, так і в уже створеній групі:

• Якщо існуючі група або проєкт відкриті та видимі, то будь-який співробітник може приєднатися.
• Якщо існуючі група або проєкт закриті або приховані, то запрошувати в групу (проєкт) можуть тільки учасники, зазначені в опції Хто може запрошувати до групи (проєкту).

Щоб запросити, потрібно відкрити групу, в меню Дії обрати Редагувати склад, далі обрати потрібну дію – Запросити користувачів:

Тут же можна змінити власника (керівника), модератора (помічника) або виключити користувача з групи (проєкту).

Запрошеним співробітникам прийде повідомлення-запит на вступ.

Щоб подивитися відіслані запрошення, а також керувати заявками на вступ до групи (проєкту), потрібно перейти у вкладку групи Основне, далі Дії > Запрошення до групи (проєкту):

Щоб керувати заявками на вступ до групи (проєкт), потрібно вибрати пункт меню Дії > Вхідні запити:

Хто може створювати групи (проєкти)?

Створювати групи та проекти може будь-який співробітник компанії. Число груп та проєктів в Бітрікс24 необмежено.