top_ua
Головна сторінка

Підтримка24

Робота з шаблонами завдань

Рейтинг:

Завдання, на відміну від сніжинок, іноді бувають і однаковими. Наприклад, щовівторка о 12:00 потрібно перевірити список вхідних документів. Зробити це не так складно - можна просто поставити відповідне завдання. Але вдруге створювати таку ж задачу вам вже не захочеться, в третій ви будете робити це з ненавистю на все живе на Землі, а в 4-й - просто заб'єте і робота не буде виконана.

Відмовтеся від рутини за допомогою шаблонів завдань. Завдання будуть ставитися автоматично в потрібний для вас час і без вашої безпосередньої участі.

Для чого створювати шаблони?

Шаблони завдань дозволяють вирішити 2 основні проблеми:

  1. Коли вам потрібно, щоб завдання регулярно створювалось само собою в певний момент.
  2. Якщо у вас є якась типова задача з однаковими значеннями полів і вам не хочеться в черговий раз їх заповнювати наново. Заведіть шаблон із заповненими полями, а потім просто створюйте  завдання, коли це потрібно.

Як створити шаблон завдання?

По суті, створення шаблону ідентично створення самого завдання. Форма практично однакова, з невеликими відмінностями. Подивіться відеоприклад, а після нього я дам коментарі по деяким ключовим моментам:

  • Як я вже казав, завдання по шаблону можуть створюватися автоматично в зазначений час або вручну. На відео ми вибрали перший варіант. Для цього в полі Повторювати завдання я зазначив пункт Зробити завдання регулярним зазначивши час створення.

    Якщо ви не бажаєте, щоб завдання автоматично створювалася, то пропустіть це поле. Завдання в такому випадку потрібно буде створити зі списку шаблонів:

    Добавить задачу по шаблону.png
  • Дуже часто потрібно створити велику задачу, яка охоплює цілий комплекс регулярних робіт. Додайте до шаблону підзавдання, і вони будуть відразу створюватися разом з головною. Зробити це можна як при редагуванні шаблону, так і по команді Додати підзавдання для шаблону на скріншоті вище. Створення підзавдань ідентично - не зупинятимемося на цьому :)

  • Лайфхак за вказівкою крайніх термінів для шаблонів. Регулярні завдання важко жорстко прив'язати до дат, адже вони часто можуть створюватися в різні дні. Вкажіть тривалість виконання завдання в полі Крайній термін через, як я це робив на відео. Таким чином, крайній термін буде вираховуватися автоматично в залежності від того, коли ви створите завдання.
Адміністратору сайту доступна опція Шаблон завдання для нового співробітника. Це завдання буде автоматично ставиться новому співробітнику при його прийомі на роботу і додаванню на портал. Дана можливість поки не присутній в "коробці" версії Бітрікс24.

Чи можливо поділитися шаблонами завдань з колегами?

Деякі завдання іноді буває необхідно виконувати всім співробітникам підрозділу, але при цьому окремо один від одного. Щоб заощадити час і зусилля колективу, шаблони завдань може створити одна людина, а користуватися ними - хто завгодно. Для цього треба дати вашим колегам Права доступу.

Настройка прав доступа к шаблону задачи.png

Існує 2 рівня доступу:

  1. Повний доступ до шаблону завдання - користувач, наділений такими правами, може переглядати шаблон, редагувати його та створювати завдання по шаблону.
  2. Читання шаблону завдання - користувачеві доступні тільки перегляд шаблону і створення завдання. Редагувати шаблон він не може.

Просто знайдіть потрібну людину в списку і вкажіть його права доступу.


Як бачите, шаблони вирішують дуже багато виробничих завдань і спрощують роботи з цілої низки напрямків. Упевнена, ви знайдете їм гідне застосування :)

Дякую, допомогло! Дякуємо :) Не допомогло Дуже шкода :(
Дізнайтесь, чому:
Це не те, що я шукаю
Дуже складно і незрозуміло

Допоможіть мені, будь ласка, поліпшити відповідь. Напишіть, якої інформації вам не вистачає, я намагатимусь її доповнити.

Дар'я Глущенко

Не знайшли відповідь на своє питання?

ПОСТАВТЕ ПИТАННЯ КОМАНДІ ПІДТРИМКИ24