top_ua
Вхід

Підтримка24

Приклад роботи з універсальним списком

Рейтинг:

З використанням Універсальних списків в Бітрікс24 можна вести облік документів, скласти реєстр сертифікатів, перелік корпоративних книг - в загальному, підготувати списки будь-яких об'єктів. Розглянемо на конкретному прикладі, як за допомогою списків можна вести облік рекламних матеріалів. Приклад детальний, я буду намагатися зупинятися на кожному кроці, щоб ви нічого не втратили :)

У чому відмінність від звичайного списку, який можна підготувати, скажімо, в Excel?

У Бітрікс24 такі списки можуть оновлювати кілька співробітників. Причому права доступу до них розподіляєте ви самі (деякі співробітники зможуть тільки переглядати, хтось - вносити зміни, а комусь можливо й зовсім закрити доступ).

У списках Бітрікс24 є можливість зберігання найрізноманітнішої інформації: звичайної текстової назви, опису, дати або, наприклад, файли (це може бути макет рекламної листівки або скан-копія документа).

Деякі дані в списках мають змогу заповнюватися автоматично: ім'я співробітника, який додав елемент в список або змінив його, дата зміни і т.д.

До того ж, списки підтримують автоматичну обробку документів за допомогою бізнес-процесів, які ви самі можете налаштувати!

Реалізація прикладу

Список можна створити окремо або всередині робочої групи. Якщо список створений окремо, права доступу регулюються в налаштуваннях списку (щоб відкрити доступ співробітникам, це потрібно налаштувати додатково). Якщо список створений всередині групи, то за замовчуванням права доступу будуть такі, як задано в групі (всі члени робочої групи будуть мати доступ на перегляд цього списку).

У нашому прикладі ми будемо створювати список поза робочою групою. Перейдіть на сторінку Співробітники > Списки і натисніть кнопку Створити новий. Вам відкриється сторінка створення нового списку.

Вкажіть назву списку і опис. Якщо ви плануєте автоматизувати роботу з рекламними матеріалами, залиште галку Включити підтримку бізнес-процесів . Якщо ні, можете прибрати її. У будь-якому випадку, ви завжди зможете її повернути.

Для того щоб в процесі роботи з рекламними матеріалами всім співробітникам було зручно додавати нові елементи, краще так і назвати їх - матеріали (це налаштовується на вкладці Підписи).

У налаштуванні прав Доступу виберемо всіх співробітників відділу реклами:

і дамо їм право на Додавання в панелі (це означає, що співробітники відділу реклами зможуть додавати елементи в список, але не зможуть видалити їх).

Зберігаємо зміни. У списку ми бачимо новий блок - «Рекламні матеріали».

Тепер потрібно визначити, яка інформація про рекламні матеріали нам потрібна в цьому списку. Відкриємо знову наш список і виберемо дію Налаштувати поля:

Тут вже є перше поле - Назва. Його не можна видалити, тому що воно обов'язкове для будь-якого списку, але його можна відредагувати, щоб воно краще відповідало суті списку. У нашому прикладі замінимо його на Назва рекламного носія. Для цього можна клікнути по назві або два рази клікнути по будь-якому місці в цьому полі або відкрити лівим кліком мишки меню в іконці зліва. Міняємо назву і зберігаємо.

Нам важливо враховувати кількість матеріалів на складах в двох офісах - в Києві і в Одесі. Додамо поле Кількість на складі в Києві, тип поля виберемо Число:

Вкажіть опції Показувати у формі додавання і Показувати в формі редагування, якщо бажаєте, щоб при додаванні нового матеріалу в списки запитувалась дана інформація. У нашому прикладі це необхідно робити, тому обидві галки залишаємо.

Таке ж поле створимо для складу в Одесі.

Нам важливо знати, хто із співробітників додає рекламні матеріали в список. Так само зі змінами. Для цього додамо поле Ким створено з аналогічним типом Ким створено:

Зверніть увагу, що тут ми знімаємо галку з поля Показувати в формі редагування. Це означає, що при редагуванні рекламного матеріалу це поле не буде показано, тим самим не перевантажуючи форму, але інформація про те, хто і коли редагував матеріал, збережеться автоматично.

Отже, основні налаштування списку рекламних матеріалів виконані. Можна додавати матеріали. Щоб це зробити, співробітнику потрібно зайти в створений нами список, натиснути кнопку Додати матеріал і заповнити створені нами поля:

Дані про те, хто додав листівки в список, з'являться автоматично:

Кожен співробітник (у якого є доступ до цього списку) може налаштувати для себе зовнішній вигляд (те, як буде показуватися список рекламних матеріалів в таблиці). Для цього потрібно клікнути на значок із зображенням шестeрні в лівій частині шапки таблиці і вибрати потрібні поля списку:

Ви можете додавати свої поля в список, а в майбутньому налаштувати автоматичну розсилку повідомлень про зміни в списку матеріалів за допомогою Бізнес-процесів в Бітрікс24.

Сподіваюсь, що мені вдалося показати, як можна ефективно працювати зі списками :) Успіхів у роботі!

Дякую, допомогло! Дякуємо :) Не допомогло Дуже шкода :(
Дізнайтесь, чому:
Це не те, що я шукаю
Дуже складно і незрозуміло