База знань - довідник компаній, де співробітники можуть знайти всю інформацію для роботи: регламенти, графік роботи, форми звітів, поради з продажів. Бази знань знадобляться компанії з віддаленими співробітниками. Ви повинні зробити все можливе, щоб люди зрозуміли один одного. Досить надіслати потрібну сторінку, і співробітник зрозуміє, що потрібно робити.

Бази знань допомагають навчати нових співробітників. Внесіть в неї інформацію про структуру компанії, які завдання потрібно виконати на старті, які програми встановити для роботи. Коли ми створили бази знань у себе в компанії, нові співробітники почали навчатися в два рази швидше, ніж раніше.

Що зберігати в базі знань

Загальну інформацію про компанію. Продукти, цінності, клієнти. Новим співробітникам важливо дізнатися, чим займаються різні відділи компанії.

Технічні запитання. Які встановити програми для роботи, де скачати мобільний застосунок, у кого можна замовити канцтовари та пропуск, як відремонтувати зламаний комп'ютер, що натиснути на кавоварці, щоб зварити еспресо.

Організаційні питання. Який в компанії графік роботи, як оформити відпустку або лікарняний, за яким принципом розраховуються премії, коли виплачують заробітну плату та аванс.

Як створити базу знань

Щоб створити базу oберіть шаблон та колірну схему. Після цього просто додайте на сторінку бази блоки з різними елементами сайту: зображення, відео, тексти. Налаштуйте дизайн вашої бази, щоб вона виглядала саме так, як ви хочете.

Як використовувати бази знань в компанії

Розділіть бази знань і створюйте в них структуру. Співробітники зможуть швидше знайти будь-яку потрібну інформацію.

Зробіть загальну базу знань, для всіх співробітників компанії, виділіть в ній підрозділи. Наприклад, графік роботи або юридичні документи. Доручіть кожному відділу зробити свою базу знань, щоб співробітники могли знайти відповіді на свої запитання там. Навіть якщо звільниться досвідчений співробітник, його знання залишаться в компанії, і ними зможуть скористатися інші співробітники.

Підключіть базу знань до групи або проєкту. Вкажіть в ній правила спілкування в групі або шаблони звітів за результатами проєкту. Доступ до такої бази знань матимуть лише члени групи.